1. Introduzione

La presente Privacy Policy descrive le modalità con cui AsteIncanto S.r.l. tratta i dati personali degli utenti che consultano e utilizzano il sito internet e i servizi online connessi (di seguito, complessivamente, il “Sito”), ivi inclusi:

• utenti che si registrano alla piattaforma;
• utenti che richiedono appuntamenti e visite agli immobili;
• utenti che partecipano alle aste o alle procedure di vendita;
• utenti che pubblicano annunci o conferiscono incarichi relativi a immobili;
• utenti che inviano proposte di acquisto e versano caparre/cauzioni;
• utenti che richiedono informazioni, si iscrivono alla newsletter o fruiscono di altri servizi accessori.

Il trattamento dei dati personali è improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza, nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa nazionale applicabile.

I dati personali sono conservati, di regola, su server situati all’interno dell’Unione Europea.

2. Titolare del trattamento e contatti

Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è:

AsteIncanto S.r.l.
Sede legale: via Seconda Strada 8, 20054 Segrate (MI)
P.IVA e C.F.: 14319400967
REA: MI-2774821

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali, nonché per l’esercizio dei diritti descritti nella presente Policy, puoi scrivere al Responsabile della Protezione dei Dati DPO al seguente indirizzo e‑mail: dpo@asteincanto.it.

3. Tipologie di dati trattati

3.1 Dati forniti direttamente da te

A seconda dei servizi che utilizzi, possiamo trattare:

• Dati di registrazione e profilo
  • nome, cognome;
  • indirizzo e‑mail;
  • numero di telefono;
  • password o altre credenziali di accesso (conservate in forma cifrata);
  • tipologia di profilo (utente privato, professionista, società).
• Dati professionali e societari (per professionisti e società)
  • denominazione/ragione sociale;
  • sede legale;
  • P.IVA/C.F.;
  • ruolo o qualifica;
  • eventuali altri dati necessari alla verifica dell’account e/o dell’identità.
• Dati inseriti in annunci, incarichi o richieste
  • testo degli annunci;
  • descrizioni degli immobili o dei beni;
  • fotografie, video, documenti allegati (es. planimetrie, perizie, documentazione tecnica o legale);
  • contenuto delle richieste di visita, consulenza o informazioni;
  • contenuto dei messaggi che invii tramite i moduli di contatto.
• Dati relativi all’area personale e alle preferenze
  • aste e annunci preferiti;
  • ricerche salvate;
  • avvisi e promemoria impostati;
  • cronologia degli annunci pubblicati, delle richieste inviate e delle attività svolte sul tuo account.
• Dati relativi alle proposte di acquisto e alle caparre/cauzioni
  • identificazione dell’immobile o del lotto oggetto di proposta;
  • importo della proposta di acquisto;
  • importo versato a titolo di caparra/cauzione;
  • modalità ed estremi del pagamento (es. data, IBAN, CRO/identificativo transazione, banca ordinante), nella misura necessaria alla gestione della procedura;
  • eventuali ulteriori dati richiesti per legge o dal regolamento di vendita (es. codice fiscale, dati anagrafici completi, dati necessari alla verifica dei requisiti per partecipare).
• Dati contenuti nelle comunicazioni
  • informazioni contenute nelle e‑mail o nei messaggi che ci invii;
  • eventuali allegati che decidi di trasmetterci.

Ti invitiamo a non inserire nei campi liberi dati appartenenti a categorie particolari (es. dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose) salvo che ciò sia strettamente necessario e previsto dalla legge.

3.2 Dati raccolti tramite SPID

Se scegli di registrarti o accedere tramite SPID, il tuo Identity Provider SPID comunica ad AsteIncanto alcuni dati necessari per identificarti e consentirti l’accesso (es. nome, cognome, codice fiscale, identificativo SPID, indirizzo e‑mail).

AsteIncanto non conosce e non conserva le tue credenziali SPID (username e password SPID), che rimangono gestite esclusivamente dal tuo Identity Provider.

3.3 Dati di navigazione e log tecnici

Durante la navigazione sul Sito vengono raccolti, in modo automatizzato, alcuni dati tecnici, tra cui:

• indirizzo IP;
• data e ora della visita;
• pagine visitate e risorse richieste;
• identificativi del browser e del dispositivo;
• dati relativi alla sessione;
• log di accesso e di sicurezza (es. tentativi di accesso, errori).

Questi dati sono utilizzati in misura strettamente necessaria al funzionamento del Sito, alla sicurezza dei sistemi e, in forma aggregata o anonima, per fini statistici.

3.4 Cookie e tecnologie simili

Il Sito utilizza cookie tecnici necessari al suo funzionamento (es. per mantenere la sessione di login, memorizzare le preferenze di base, garantire la sicurezza).

Potrebbero inoltre essere utilizzati cookie di terze parti e altre tecnologie di tracciamento (es. per funzionalità statistiche o di personalizzazione), secondo quanto dettagliato nell’apposita cookie policy, cui si rinvia per maggiori informazioni.

Il Sito può integrare mappe o altri contenuti forniti da terzi; tali fornitori possono installare propri cookie e trattare l’indirizzo IP e altri dati tecnici in qualità di autonomi titolari, secondo le rispettive policy.

4. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I tuoi dati personali sono trattati per le seguenti finalità e in base alle corrispondenti basi giuridiche.

4.1 Registrazione al Sito e gestione dell’account

Finalità

• creare e gestire il tuo account utente;
• consentirti l’accesso all’area riservata (anche tramite SPID);
• gestire le impostazioni del profilo e le preferenze di base;
• permetterti di utilizzare le funzionalità della piattaforma (es. pubblicazione annunci, consultazione contenuti, gestione preferiti e ricerche salvate).

Base giuridica

• esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali adottate su tua richiesta.

4.2 Partecipazione alle aste e alle procedure di vendita

Finalità

• gestire la tua iscrizione alle aste e alle procedure di vendita;
• permetterti di presentare offerte o partecipare secondo le modalità previste;
• gestire le fasi di aggiudicazione (provvisoria e definitiva);
• gestire le comunicazioni operative con te e con i soggetti coinvolti (es. tribunali, professionisti delegati, notai, custodi, venditori, controparti).

Base giuridica

• esecuzione del contratto di cui sei parte;
• adempimento di obblighi legali connessi alle procedure di vendita/asta, ove applicabili.

4.3 Inserimento e gestione di immobili/beni in asta o in vendita

Finalità

• valutare le richieste di conferimento incarico e/o pubblicazione annunci;
• predisporre e pubblicare gli annunci relativi a immobili o altri beni;
• gestire la documentazione tecnica e legale fornita;
• organizzare e gestire le procedure di vendita (anche giudiziarie, se del caso);
• curare le comunicazioni operative con potenziali acquirenti, professionisti delegati, tribunali, notai e altri soggetti coinvolti.

Base giuridica

• esecuzione di misure precontrattuali e del contratto di incarico;
• adempimento di obblighi legali e fiscali connessi alle procedure di vendita.

4.4 Gestione delle richieste di contatto, assistenza e consulenza

Finalità

• rispondere alle richieste che invii tramite moduli di contatto, e‑mail o altri canali messi a disposizione sul Sito;
• fornirti supporto tecnico o commerciale;
• gestire reclami, segnalazioni e richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali.

Base giuridica

• esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali adottate su tua richiesta;
• legittimo interesse di AsteIncanto a gestire correttamente il rapporto con gli utenti e a garantire un adeguato livello di assistenza.

4.5 Attività di marketing diretto e newsletter

Finalità

• inviarti newsletter, aggiornamenti e comunicazioni informative su:
  • novità e contenuti del Sito;
  • aste, immobili e servizi di AsteIncanto;
  • iniziative, eventi, articoli e approfondimenti collegati all’attività di AsteIncanto;
• inviarti comunicazioni promozionali relative a servizi di AsteIncanto;
• proporti contenuti e comunicazioni in linea con i tuoi interessi manifestati (ad esempio tipologie di aste o servizi per i quali hai chiesto informazioni o partecipato).

Base giuridica

• tuo consenso esplicito e specifico, raccolto tramite apposite caselle di spunta non preselezionate; e/o
• legittimo interesse di AsteIncanto a informarti su servizi analoghi a quelli già utilizzati, nei limiti consentiti dalla normativa, fermo restando il tuo diritto di opporti in qualsiasi momento.

Il conferimento dei dati per finalità di marketing è facoltativo e il mancato consenso non incide sulla possibilità di utilizzare i servizi principali del Sito.

4.6 Gestione delle proposte di acquisto e delle caparre/cauzioni

Finalità

• consentirti di inviare, tramite il Sito, proposte di acquisto relative a immobili o lotti pubblicati;
• registrare e gestire le proposte di acquisto ai fini della partecipazione alle procedure di vendita/asta, secondo i relativi regolamenti;
• ricevere, registrare e gestire le caparre/cauzioni eventualmente previste a garanzia della proposta (inclusi importo, modalità ed estremi del pagamento);
• gestire l’eventuale restituzione della caparra/cauzione o la sua imputazione al prezzo in caso di aggiudicazione, nonché gli ulteriori adempimenti connessi (es. comunicazioni sullo stato della proposta, conferma di accettazione, mancata aggiudicazione);
• adempiere agli obblighi di legge, civilistici, fiscali e di settore connessi alle procedure di vendita/asta e alla gestione delle somme ricevute a titolo di caparra/cauzione;
• cooperare con i soggetti coinvolti nelle procedure di vendita (ad es. venditori, tribunali, professionisti delegati, custodi giudiziari, notai, istituti di pagamento) per il corretto svolgimento delle stesse.

Base giuridica

• esecuzione di misure precontrattuali e/o del contratto di cui sei parte, in relazione alla partecipazione alla procedura di vendita/asta e alla gestione della tua proposta di acquisto e della relativa caparra/cauzione;
• adempimento di obblighi legali cui è soggetto il titolare (in particolare obblighi civilistici, fiscali, contabili e, se del caso, di settore).

4.7 Adempimenti di legge e obblighi regolamentari

Finalità

• adempiere agli obblighi previsti da leggi, regolamenti e normativa comunitaria applicabili;
• adempiere a richieste provenienti da autorità giudiziarie, amministrative o di vigilanza;
• adempiere agli obblighi di conservazione documentale previsti dalla normativa civilistica, fiscale e di settore.

Base giuridica

• adempimento di obblighi legali cui è soggetto AsteIncanto.

4.8 Sicurezza del Sito, prevenzione abusi e difesa in giudizio

Finalità

• garantire la sicurezza del Sito, delle infrastrutture informatiche e dei dati;
• prevenire e gestire accessi non autorizzati, usi illeciti o fraudolenti dei servizi (es. proposte fittizie, uso abusivo di strumenti di pagamento, tentativi di frode);
• monitorare il corretto funzionamento tecnico del Sito e dei servizi;
• accertare, esercitare o difendere un diritto di AsteIncanto o di terzi in sede giudiziale o stragiudiziale.

Base giuridica

• legittimo interesse di AsteIncanto alla sicurezza dei sistemi, alla prevenzione di frodi e abusi e alla tutela dei propri diritti, nel rispetto dei tuoi diritti e libertà fondamentali.

5. Natura del conferimento dei dati

• Il conferimento dei dati richiesti come obbligatori nei moduli di registrazione, partecipazione alle aste, conferimento incarichi, invio proposte di acquisto e caparre/cauzioni è necessario per:
  • creare e gestire il tuo account;
  • consentirti di partecipare alle aste/procedure di vendita;
  • consentire la pubblicazione e la gestione degli immobili/beni;
  • gestire validamente le proposte di acquisto e le caparre/cauzioni;
  • adempiere agli obblighi di legge applicabili.

Il mancato conferimento di tali dati comporta l’impossibilità di fornirti i servizi richiesti.

• Il conferimento dei dati per finalità di marketing diretto e newsletter è facoltativo e subordinato al tuo consenso (salvi i casi in cui la legge consente l’invio di comunicazioni su servizi analoghi senza consenso). Il mancato consenso o la successiva revoca non incidono sulla fruizione dei servizi principali del Sito.

6. Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati con strumenti elettronici e, in casi limitati, anche su supporti cartacei, nel rispetto dei principi di:

• liceità, correttezza e trasparenza;
• minimizzazione dei dati;
• esattezza e aggiornamento;
• limitazione della conservazione;
• integrità e riservatezza.

AsteIncanto adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, tra cui, a titolo esemplificativo:

• sistemi di autenticazione e autorizzazione per l’accesso ai dati;
• misure di protezione delle infrastrutture informatiche;
• politiche interne e istruzioni al personale autorizzato;
• procedure per la gestione degli incidenti di sicurezza e dei data breach.

7. Destinatari dei dati

Per le finalità sopra indicate, i tuoi dati possono essere comunicati a:

• Personale interno di AsteIncanto, espressamente autorizzato e istruito, nell’ambito delle rispettive mansioni.
• Fornitori di servizi IT (hosting, cloud, manutenzione e sviluppo del Sito, servizi di posta elettronica, sicurezza informatica, piattaforme di invio newsletter, sistemi di pagamento, CRM), nominati, ove necessario, responsabili del trattamento.
• Professionisti e consulenti (es. legali, fiscali, contabili, tecnici) che assistono AsteIncanto nella gestione del Sito, delle procedure di vendita e di eventuali contenziosi.
• Soggetti coinvolti nelle aste e nelle procedure di vendita, quali:
  • venditori degli immobili/beni;
  • tribunali, notai, professionisti delegati, custodi giudiziari, altri ausiliari della giustizia;
  • potenziali acquirenti e aggiudicatari, nei limiti strettamente necessari alla conclusione delle operazioni di compravendita;
  • istituti di credito e fornitori di servizi di pagamento per la gestione di caparre/cauzioni e flussi finanziari.
• Autorità amministrative e fiscali, autorità di vigilanza e autorità giudiziarie, quando ciò sia richiesto dalla legge o da loro ordini.
• Eventuali società del gruppo o partner commerciali, coinvolti nell’erogazione dei servizi, nominati responsabili o titolari autonomi a seconda dei casi.

I dati non sono diffusi in modo indiscriminato. Alcune informazioni relative agli annunci e alle aste (es. descrizione degli immobili, foto, localizzazione approssimativa) sono rese pubbliche sul Sito in quanto parte integrante del servizio.

8. Trasferimenti di dati verso Paesi terzi

Di norma i dati personali sono trattati all’interno dell’Unione Europea / Spazio Economico Europeo.

Qualora, per esigenze tecniche od organizzative (ad esempio utilizzo di fornitori cloud o piattaforme di pagamento con server in Paesi terzi), si rendesse necessario effettuare trasferimenti di dati verso Paesi extra UE/SEE, tali trasferimenti avverranno nel rispetto del capo V del GDPR, adottando una delle seguenti garanzie:

• decisioni di adeguatezza della Commissione Europea relative al Paese terzo;
• clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea;
• altre garanzie adeguate previste dalla normativa.

Puoi richiedere maggiori informazioni sulle eventuali trasferte extra UE e sulle garanzie adottate scrivendo a dpo@asteincanto.it.

9. Tempi di conservazione

I dati personali sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati, tenendo conto degli obblighi di legge e delle esigenze di tutela dei diritti di AsteIncanto. In via indicativa:

• Dati di registrazione e account: per tutta la durata del rapporto contrattuale (account attivo) e, successivamente, per un periodo normalmente fino a 10 anni dalla chiusura dell’account, in funzione dei termini di prescrizione e degli obblighi civilistici e fiscali.
• Dati relativi alle aste e alle procedure di vendita (partecipazioni, offerte, aggiudicazioni, comunicazioni): per il tempo necessario alla gestione delle singole procedure e, successivamente, per un periodo coerente con i termini di prescrizione e di conservazione legale.
• Dati relativi alle proposte di acquisto e alle caparre/cauzioni: per tutta la durata della procedura di vendita/asta e, successivamente, per i periodi richiesti dalla normativa civilistica, fiscale e di settore, anche per finalità di tutela in caso di contestazioni o contenziosi.
• Dati relativi a incarichi e annunci di vendita: per la durata dell’incarico e per un periodo successivo normalmente fino a 10 anni, in funzione degli obblighi di conservazione e dei termini di prescrizione.
• Dati utilizzati per finalità di marketing: fino alla revoca del consenso o all’esercizio del diritto di opposizione e, comunque, con verifiche periodiche sull’aggiornamento dei dati e sull’interesse alle comunicazioni, con eventuale cancellazione o anonimizzazione decorso il termine di 36 mesi.
• Dati tecnici e log di sicurezza: per il tempo strettamente necessario a garantire la sicurezza del Sito e dei sistemi, salvo ulteriore conservazione in caso di incidenti di sicurezza o richieste delle Autorità.

Al termine dei periodi di conservazione i dati saranno cancellati, anonimizzati o resi non più riconducibili alla tua identità.

10. Diritti dell’interessato

In qualità di interessato, puoi esercitare in qualsiasi momento, nei limiti previsti dalla normativa, i seguenti diritti:

• Diritto di accesso: ottenere conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che ti riguardano e ricevere informazioni sul trattamento, nonché copia dei dati.
• Diritto di rettifica: ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che ti riguardano e l’integrazione di quelli incompleti.
• Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”): ottenere la cancellazione dei dati personali che ti riguardano nei casi previsti dalla legge (ad esempio dati non più necessari rispetto alle finalità, revoca del consenso, trattamento illecito).
• Diritto alla limitazione del trattamento: ottenere la limitazione del trattamento in presenza delle condizioni previste dalla normativa (es. contestazione dell’esattezza dei dati o opposizione al trattamento).
• Diritto alla portabilità dei dati: ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che ti riguardano e che hai fornito, ove trattati con mezzi automatizzati sulla base del consenso o di un contratto, e trasmetterli a un altro titolare.
• Diritto di opposizione: opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione particolare, al trattamento dei dati personali basato sul legittimo interesse di AsteIncanto; opporti in qualsiasi momento, in modo semplice e gratuito, al trattamento dei dati per finalità di marketing diretto (compresa l’eventuale profilazione connessa a tale finalità).
• Diritto di revoca del consenso: revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a: dpo@asteincanto.it. Potrebbe esserti richiesto di fornire alcune informazioni necessarie a verificare la tua identità.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o di adire le competenti sedi giudiziarie se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa in materia di protezione dei dati personali.

11. Aggiornamenti della Privacy Policy

La presente Privacy Policy può essere soggetta a modifiche e aggiornamenti, anche in relazione a cambiamenti normativi o all’evoluzione dei servizi offerti. Ti invitiamo a consultare periodicamente questa Policy per restare aggiornato sulle modalità di trattamento dei tuoi dati personali.